Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phổ biến

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và nhanh chóng. Việc lập biên bản đúng quy định không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn giúp tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về nội dung này.

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên bán và bên mua về việc điều chỉnh các thông tin sai lệch trên hóa đơn điện tử đã phát hành.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc nội dung hàng hóa dịch vụ, các bên cần lập biên bản điều chỉnh để làm cơ sở xuất hóa đơn điều chỉnh. Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng quy định rõ biên bản này phải thể hiện đầy đủ nội dung điều chỉnh, ngày tháng và chữ ký của hai bên.

Việc sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử giúp duy trì tính hợp lệ của chứng từ kế toán và hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phổ biến

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phổ biến thường được thiết kế đơn giản, dễ điền và phù hợp với nhiều trường hợp sai sót thường gặp. Dưới đây là mẫu được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

 |

3. Các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót về tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất. Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua cũng yêu cầu sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để làm căn cứ xuất hóa đơn mới.

Ngoài ra, khi bên mua yêu cầu điều chỉnh nội dung sau khi đã nhận hóa đơn, hai bên phải thống nhất bằng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc xác định đúng trường hợp giúp doanh nghiệp tránh việc xuất hóa đơn điều chỉnh không cần thiết, đồng thời đảm bảo tuân thủ Thông tư 32/2025/TT-BTC.

4. Lưu ý khi lập và sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, các bên cần ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn gốc và ngày lập hóa đơn gốc. Biên bản phải có chữ ký của đại diện hai bên và được lưu trữ cùng bộ hồ sơ hóa đơn.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký để tránh sai sót phát sinh thêm. Việc sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng cách còn giúp quá trình kê khai thuế diễn ra thuận lợi và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt.

Ngoài ra, nên lưu trữ biên bản dưới dạng điện tử để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là tài liệu cần thiết giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn hiệu quả. Để được hỗ trợ chi tiết về mẫu biên bản và các thủ tục liên quan, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được tư vấn kịp thời.