Hướng dẫn cách scan hộ chiếu đúng quy định

Cách scan hộ chiếu đúng chuẩn là vấn đề được nhiều người quan tâm khi thực hiện các thủ tục như xin visa, làm hộ chiếu online, đăng ký tài khoản ngân hàng hoặc hoàn thiện hồ sơ doanh nghiệp. Một bản scan rõ nét, đầy đủ thông tin và đúng yêu cầu sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, hạn chế tình trạng phải bổ sung hay chỉnh sửa nhiều lần. ACC Cần Thơ sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần scan hộ chiếu đúng tiêu chuẩn kỹ thuật?

Việc cách scan hộ chiếu đúng chuẩn kỹ thuật là yếu tố then chốt để đảm bảo hồ sơ của bạn được chấp nhận trong các thủ tục hành chính, du lịch hoặc định cư.

Theo Tiêu chuẩn ICAO (Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế), bản scan phải đáp ứng độ phân giải cao để hỗ trợ các hệ thống nhận diện tự động, giúp tránh lỗi trong quá trình xác minh danh tính.

Đảm bảo độ phân giải cho các hệ thống nhận diện tự động, tránh bị từ chối hồ sơ do lỗi mờ, lóa hoặc mất góc.

>>>>Xem thêm về  Có được đăng ký kết hôn bằng hộ chiếu không?

2. Cách scan hộ chiếu bằng điện thoại nhanh chóng (Dành cho iOS & Android)

Sử dụng điện thoại là phương pháp tiện lợi nhất cho cách scan hộ chiếu, đặc biệt khi bạn đang di chuyển hoặc cần xử lý nhanh cho thủ tục online. Các ứng dụng hiện đại giúp tạo bản scan rõ nét, phù hợp với từ khóa phụ như hướng dẫn scan hộ chiếu bằng điện thoại hay app scan hộ chiếu.

2.1. Sử dụng ứng dụng ghi chú (Notes) trên iPhone

Bước 1: Mở ứng dụng Notes trên iPhone, tạo ghi chú mới và nhấn vào biểu tượng camera để chọn "Scan Documents".

Bước 2: Đặt hộ chiếu trên bề mặt phẳng, ánh sáng tự nhiên, căn chỉnh camera để toàn bộ trang nhân thân (có ảnh và thông tin cá nhân) nằm trong khung.

Bước 3: Chụp ảnh, ứng dụng sẽ tự động phát hiện cạnh và chỉnh sửa. Kiểm tra độ nét, đặc biệt vùng chip điện tử nếu hộ chiếu mới, rồi lưu dưới dạng PDF.

2.2. Sử dụng Google Drive trên Android

Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive, nhấn nút "+" và chọn "Scan" để bắt đầu quét tài liệu.

Bước 2: Đặt hộ chiếu phẳng, tránh lóa bằng cách tắt flash và sử dụng ánh sáng dịu. Căn chỉnh khung hình để bao quát đầy đủ thông tin.

Bước 3: Sau khi chụp, chỉnh sửa nếu cần (tăng tương phản để tránh lóa trên bề mặt nhựa), rồi lưu file PDF hoặc JPEG, kiểm tra dung lượng dưới 2MB.

2.3. Các App chuyên dụng: CamScanner, Adobe Scan

Bước 1: Tải và cài đặt app từ cửa hàng ứng dụng, cấp quyền camera.

Bước 2: Chọn chế độ scan tài liệu, đặt hộ chiếu và chụp với góc nghiêng nhẹ 10 độ để giảm phản chiếu, đặc biệt với hộ chiếu chip.

Bước 3: Ứng dụng tự động tối ưu hóa, lưu file và xuất sang PDF. Xóa file tạm ngay sau để bảo mật theo Luật An ninh mạng 2018.

3. Cách scan hộ chiếu bằng máy in/máy scan chuyên dụng

Máy scan chuyên dụng mang lại chất lượng cao nhất cho cách scan hộ chiếu, lý tưởng cho hồ sơ định cư hoặc thủ tục yêu cầu độ chính xác tuyệt đối, tuân thủ Tiêu chuẩn ICAO về nhận diện tự động.

Bước 1: Kết nối máy scan với máy tính, mở phần mềm (như HP Scan hoặc Epson Scan), đặt độ phân giải 300 DPI và chọn định dạng PDF hoặc JPG màu.

Bước 2: Đặt hộ chiếu úp mặt xuống kính scan, căn chỉnh thẳng trang nhân thân (và trang chip nếu cần), đóng nắp nhẹ để tránh xê dịch.

Bước 3: Nhấn scan, kiểm tra bản quét trên màn hình để đảm bảo rõ nét, không mờ hoặc mất góc. Chỉnh sửa tương phản nếu có lóa từ bề mặt nhựa.

Bước 4: Lưu file với tên rõ ràng, kiểm tra dung lượng và sao lưu an toàn, xóa file tạm để tránh rò rỉ dữ liệu cá nhân.

>>>>Xem thêm về  Dịch vụ làm lại hộ chiếu bị mất tại Cần Thơ

4. Yêu cầu kỹ thuật đối với bản scan hộ chiếu năm 2026

Với sự chuyển đổi số hóa, bản scan hộ chiếu năm 2026 phải tuân thủ nghiêm ngặt Tiêu chuẩn ICAO để hỗ trợ dữ liệu sinh trắc học từ chip điện tử.

Định dạng: Ưu tiên PDF hoặc JPEG chất lượng cao.

Dung lượng: Thường dưới 2MB cho các cổng dịch vụ công.

Màu sắc: Phải là bản quét màu (theo quy định mới nhất).

Độ phân giải: Tối thiểu 300 DPI để đảm bảo rõ ràng mã MRZ và thông tin cá nhân, tránh từ chối hồ sơ theo Luật An ninh mạng 2018.

5. Bảng so sánh các phương thức scan hộ chiếu

6. Lưu ý quan trọng khi scan hộ chiếu gắn chip điện tử

Từ năm 2023 và cập nhật 2026, Việt Nam chuyển hoàn toàn sang hộ chiếu gắn chip điện tử. Khi scan, cần lưu ý không làm gập gãy vùng chip ở trang bìa sau để tránh hư hỏng dữ liệu sinh trắc học, tuân thủ Tiêu chuẩn ICAO.

(Mẹo tránh lóa sáng trên bề mặt nhựa của hộ chiếu mới): Sử dụng ánh sáng tự nhiên ban ngày, tắt flash, nghiêng thiết bị 10 độ và chọn chế độ scan màu để giữ nguyên tính toàn vẹn.

Bảo mật thông tin: Theo Luật An ninh mạng 2018, không scan tại máy tính công cộng để tránh rò rỉ dữ liệu cá nhân (Identity Theft). Bản scan từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong nhiều giao dịch hành chính, theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

7. Câu hỏi thường gặp

Scan hộ chiếu có cần scan cả trang bìa không?

Thông thường chỉ cần scan trang nhân thân (có ảnh và thông tin cá nhân). Tuy nhiên, một số Visa yêu cầu scan cả các trang có dấu mộc xuất nhập cảnh.

Scan hộ chiếu bằng điện thoại có được chấp nhận khi làm hộ chiếu online không?

Có, miễn là ảnh rõ nét, không bị mất góc và dung lượng đúng theo quy định của Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Làm sao để scan hộ chiếu không bị chói đèn flash?

Bạn nên tắt flash, sử dụng ánh sáng tự nhiên ban ngày và nghiêng điện thoại một góc khoảng 10 độ để tránh phản chiếu trực tiếp.

Bản scan hộ chiếu có cần công chứng không?

Theo quy định pháp lý, bản scan hộ chiếu nộp trực tuyến không cần công chứng, nhưng phải được tạo từ hộ chiếu gốc.

Tôi có thể scan hộ chiếu của người khác không?

Bạn chỉ được scan hộ chiếu của người khác nếu có ủy quyền hợp pháp hoặc là người giám hộ của trẻ em dưới 14 tuổi.

Việc cách scan hộ chiếu đúng cách là yếu tố quan trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ trong các thủ tục hành chính, từ xin visa đến nộp hồ sơ trực tuyến. Bằng cách sử dụng điện thoại hoặc máy scan, cùng với việc tuân thủ các quy định pháp luật và lưu ý kỹ thuật, bạn có thể tạo bản scan chất lượng cao và an toàn. Hãy đồng hành cùng  để biết thêm nhiều thông tin chi tiết!