Công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh có được không?

Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô hoạt động, câu hỏi “Công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh được không?“ trở thành mối quan tâm lớn của nhiều tổ chức. Cùng ACC Cần Thơ, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết vấn đề này dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam. Bài viết dưới đây không chỉ giải đáp thắc mắc mà còn cung cấp thông tin hữu ích để doanh nghiệp vận dụng hiệu quả. 

1. Trường hợp công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (sửa đổi, bổ sung qua các năm), Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh là bắt buộc trong một số trường hợp giao dịch nội bộ, đặc biệt khi liên quan đến bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc kê khai thuế GTGT.

1.1. Xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Khi công ty mẹ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho chi nhánh, việc xuất hóa đơn GTGT là bắt buộc, bất kể chi nhánh có hạch toán độc lập hay phụ thuộc. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, ghi rõ thông tin bên bán (công ty mẹ), bên mua (chi nhánh với mã số thuế riêng nếu có), và nội dung giao dịch cụ thể.

Hóa đơn này không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn là cơ sở để khấu trừ thuế đầu vào nếu áp dụng, khác với quy định cũ chỉ nhấn mạnh tính chất nội bộ mà không bắt buộc khấu trừ.

1.2. Xuất hóa đơn khi điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập

Đối với chi nhánh hạch toán độc lập, quan hệ giữa công ty mẹ và chi nhánh được coi là hai thực thể kinh tế riêng biệt theo Thông tư 219/2013/TT-BTC (vẫn hiệu lực bổ sung). Do đó, khi điều chuyển tài sản cố định hoặc hàng hóa, công ty mẹ phải xuất hóa đơn GTGT đầy đủ, áp dụng thuế suất tương ứng (thường 10% cho hàng hóa). Thời điểm xuất hóa đơn trùng với thời điểm bàn giao tài sản, và chi nhánh sử dụng hóa đơn này để ghi nhận tài sản vào sổ sách riêng.

2. Quy định về chứng từ đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc

Chi nhánh hạch toán phụ thuộc không có tư cách pháp nhân độc lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, nên các giao dịch nội bộ được xử lý tập trung tại trụ sở chính.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nếu điều chuyển hàng hóa để bán, doanh nghiệp được chọn hai hình thức: xuất hóa đơn GTGT hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm mã QR điện tử.

Phiếu xuất kho nội bộ chỉ áp dụng cho hàng hóa không thay đổi quyền sở hữu, giúp đơn giản hóa thủ tục mà không phải kê khai thuế riêng lẻ, thay vì bắt buộc hóa đơn như một số quy định cũ. Lệnh điều chuyển nội bộ phù hợp cho tài sản cố định mượn tạm, không cần hóa đơn GTGT.

3. Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử nội bộ theo Nghị định 123

Để công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BT.

Bước 1: Xác định tính chất giao dịch và loại chứng từ. Xác định chi nhánh độc lập hay phụ thuộc để chọn hóa đơn GTGT hoặc phiếu nội bộ. Ghi nhận rõ số lượng, đơn giá và giá trị.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, theo mẫu Thông tư 32/2025/TT-BTC. Ghi thông tin bên mua là chi nhánh, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế (13 số nếu có).

Bước 3: Gửi và lưu trữ hóa đơn. Gửi hóa đơn điện tử cho chi nhánh qua hệ thống, đồng thời lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Bước 4: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế. Công ty mẹ ghi doanh thu nội bộ (tài khoản 511), chi nhánh ghi chi phí (tài khoản 336 nếu phụ thuộc). Kê khai thuế GTGT tập trung tại trụ sở chính.

>>> Xem thêm bài viết Điều kiện thành lập công ty tư vấn đầu tư tại đây.

4. So sánh hạch toán giữa chi nhánh độc lập và chi nhánh phụ thuộc

Bảng này giúp kế toán dễ dàng phân biệt và áp dụng đúng, tránh sai sót trong báo cáo tài chính hợp nhất.

5. Các rủi ro pháp lý thường gặp khi xuất hóa đơn sai quy định

Việc xuất hóa đơn sai có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (liên quan hóa đơn).

Các rủi ro phổ biến bao gồm: không xuất hóa đơn cho giao dịch độc lập dẫn đến loại trừ khấu trừ VAT; sử dụng sai chứng từ cho chi nhánh phụ thuộc gây nhầm lẫn kê khai; hoặc thời điểm xuất hóa đơn không trùng với giao dịch, dẫn đến phạt từ 4-8 triệu đồng theo Thông tư 32/2025/TT-BT. Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ để tránh rủi ro thanh tra thuế, đặc biệt với hóa đơn điện tử bắt buộc từ 2022.

Danh sách lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế chi nhánh (thường là 13 số) hoạt động bình thường trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Thời điểm xuất hóa đơn: Phải trùng với thời điểm điều chuyển hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
• Nội dung trên hóa đơn: Ghi rõ thông tin đơn vị nhận là Chi nhánh, địa chỉ và mã số thuế tương ứng.

Để tối ưu, tham khảo Dịch vụ kế toán trọn gói từ ACC Cần Thơ.

6. Câu hỏi thường gặp

Công ty mẹ cho chi nhánh mượn tài sản có phải xuất hóa đơn không?

Nếu chỉ là mượn tài sản để phục vụ sản xuất fv888 nội bộ và không thay đổi quyền sở hữu thì không cần xuất hóa đơn, nhưng cần có biên bản bàn giao và quyết định điều động theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Chi nhánh tại tỉnh khác có được dùng chung mẫu hóa đơn với công ty mẹ?

Theo Nghị định 123, mỗi đơn vị có mã số thuế riêng (dù là chi nhánh) phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Xuất sai hóa đơn nội bộ xử lý như thế nào?

Thực hiện lập biên bản sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tương tự như đối với khách hàng bên ngoài, theo Thông tư 32/2025/TT-BT.

Chi nhánh hạch toán phụ thuộc có được tự xuất hóa đơn không?

Chi nhánh hạch toán phụ thuộc không được tự xuất hóa đơn mà phải thông qua công ty mẹ, sử dụng mã số thuế của công ty mẹ hoặc mã số riêng của chi nhánh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn nội bộ có cần nộp cho cơ quan thuế không?

Hóa đơn nội bộ không cần nộp trực tiếp cho cơ quan thuế, nhưng phải được lưu trữ đầy đủ theo Điều 27, Luật Kế toán 2015 để phục vụ kiểm tra.

Việc công ty mẹ xuất hóa đơn cho chi nhánh là hoàn toàn khả thi, nhưng cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về hóa đơn, kế toán và thuế. Doanh nghiệp cần xác định rõ tính chất giao dịch, lập hóa đơn đúng quy định, ghi nhận đầy đủ vào sổ sách, và đối chiếu định kỳ để đảm bảo tính minh bạch. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về quy trình này hoặc muốn được tư vấn pháp lý chuyên sâu, hãy liên hệ  để nhận sự hỗ trợ tốt nhất.