Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản quan trọng giúp cá nhân yêu cầu tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp, đơn vị) cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) để quyết toán thuế, hoàn thuế hoặc lưu hồ sơ. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và hướng dẫn cách viết trong bài viết dưới đây.
1. Cơ sở pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ Luật Quản lý thuế 2019 và Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung), tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ và cấp chứng từ cho người nộp thuế.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (đã được sửa đổi, bổ sung), trong đó quy định rõ việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, quy định chi tiết về mẫu chứng từ, trách nhiệm cấp chứng từ khi cá nhân có yêu cầu.
Hiện nay, chứng từ khấu trừ thuế TNCN chủ yếu được lập dưới dạng điện tử (Mẫu số 03/TNCN), thay thế dần cho chứng từ giấy.
2. Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
>>> Tải mẫu tại đây:
3. Hướng dẫn cách viết mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết
Để mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xử lý nhanh, cần viết ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin. Trước khi viết, hãy kiểm tra lại số tiền thuế đã bị khấu trừ qua bảng lương hoặc hệ thống của đơn vị.
Phần thông tin cá nhân phải chính xác, khớp với CCCD. Nêu rõ kỳ tính thuế (tháng/năm) và lý do đề nghị để đơn vị dễ tra cứu. Phần cam kết thể hiện trách nhiệm của người nộp thuế.
Lưu ý quan trọng khi viết:
- Sử dụng ngôn ngữ hành chính trang trọng, không tẩy xóa.
- Ghi đầy đủ ngày tháng năm.
- Ký tay trực tiếp.
- Có thể gửi kèm ảnh chụp hoặc file scan giấy tờ liên quan để hỗ trợ xử lý.
4. Quy trình đề nghị và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Sau khi chuẩn bị mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân thực hiện theo quy trình sau theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
- Đơn đề nghị (01 bản).
- Bản sao CCCD hoặc giấy tờ tùy thân.
- Bảng lương, hợp đồng lao động hoặc tài liệu chứng minh thu nhập (nếu cần).
Bước 2: Nộp đơn.
Gửi trực tiếp cho bộ phận kế toán/tài chính của tổ chức chi trả thu nhập hoặc gửi qua email, cổng thông tin nội bộ. Một số đơn vị hỗ trợ nộp online qua phần mềm thuế.
Bước 3: Tổ chức chi trả xử lý.
Đơn vị kiểm tra, lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (Mẫu 03/TNCN) và gửi cho cá nhân qua email hoặc tài khoản thuế điện tử.
Bước 4: Nhận chứng từ.
Nhận chứng từ điện tử có chữ ký số. Chứng từ này được sử dụng để quyết toán thuế hàng năm.
Bước 5: Sử dụng chứng từ.
Nộp kèm tờ khai quyết toán thuế TNCN (nếu cần) qua hệ thống thuế điện tử.
Thời gian cấp chứng từ thường trong 05-10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ yêu cầu.
5. Lưu ý quan trọng khi đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tổ chức chi trả chỉ cấp chứng từ khi cá nhân có yêu cầu bằng văn bản hoặc theo quy định. Từ năm 2022 trở đi, chứng từ chủ yếu là dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương giấy. Cá nhân nên kiểm tra thông tin trên chứng từ (họ tên, mã số thuế, số tiền khấu trừ…) trước khi sử dụng.
Nếu tổ chức chi trả từ chối hoặc chậm trễ không có lý do, cá nhân có quyền khiếu nại đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc lưu giữ chứng từ điện tử giúp dễ dàng tra cứu và tránh mất mát.
Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng giúp cá nhân thực hiện quyền lợi thuế của mình. Với thông tin chi tiết trên, hy vọng bạn có thể soạn thảo đơn và thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết và thực hiện thủ tục hiệu quả, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay.
Để lại một bình luận