Mẫu đề nghị thanh toán và cách ghi sao cho chuẩn

Mẫu đề nghị thanh toán là văn bản quan trọng trong hoạt động tài chính, kế toán và thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Thủ tục này giúp đảm bảo quyền lợi thanh toán đúng hạn, minh bạch trong quản lý dòng tiền và tuân thủ quy định pháp luật. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Mẫu đề nghị thanh toán là gì và vai trò pháp lý của nó

Mẫu đề nghị thanh toán (hay Giấy đề nghị thanh toán) là văn bản do bên có quyền lợi (người tạm ứng, người bán hàng, nhà thầu…) lập ra để yêu cầu bên có nghĩa vụ thanh toán thực hiện chi trả khoản tiền theo hợp đồng, chứng từ phát sinh hoặc quy định nội bộ. Văn bản này đóng vai trò then chốt trong quy trình kiểm soát chi phí, thanh quyết toán và là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp dân sự hoặc thương mại.

Theo pháp luật Việt Nam, nghĩa vụ thanh toán được quy định rõ tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 428, 429 về nghĩa vụ thanh toán trong hợp đồng) và Luật Thương mại 2005 (Điều 50 về nghĩa vụ thanh toán của bên mua). Các Thông tư của Bộ Tài chính như Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 107/2017/TT-BTC… ban hành biểu mẫu chuẩn (Mẫu số 05-TT, C42-BB…) để áp dụng thống nhất trong kế toán và thanh toán công.

Sử dụng mẫu đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, kiểm toán và tranh chấp hợp đồng. Trong thực tế, nhiều trường hợp chậm thanh toán dẫn đến phạt hợp đồng hoặc kiện tụng chính vì thiếu văn bản đề nghị rõ ràng, hợp lệ.

Trước khi đi sâu vào cách lập, hãy cùng tìm hiểu các loại mẫu phổ biến và cách ghi chuẩn nhất.

2. Mẫu đề nghị thanh toán và cách ghi sao cho chuẩn

Mỗi loại hình tổ chức và mục đích thanh toán sẽ sử dụng mẫu phù hợp. Doanh nghiệp thường áp dụng các mẫu theo Thông tư Bộ Tài chính để đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng trong hạch toán kế toán.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Kính gửi:……………………………………………………………………………………..

Họ và tên người đề nghị thanh toán:…………………………………………………………..

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………

Nội dung thanh toán:……………………………………………………………………………….

Số tiền:………………..(Viết bằng chữ):…………………………………………………………

(Kèm theo…………chứng từ gốc).

>>> Tải mẫu tại đây:

3. Hướng dẫn cách ghi mẫu đề nghị thanh toán chuẩn nhất

Trước khi lập mẫu đề nghị thanh toán, bạn cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn, biên bản nghiệm thu… để tránh bị trả lại hoặc chậm trễ.

Bước 1: Điền thông tin đơn vị và người lập.

Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, bộ phận (nếu có). Phần người đề nghị ghi họ tên, chức vụ, số điện thoại liên lạc. Thông tin này giúp bên nhận dễ dàng xác minh và liên hệ.

Bước 2: Nêu rõ nội dung thanh toán.

Đây là phần quan trọng nhất. Phải ghi cụ thể: thanh toán theo hợp đồng số… ngày…, giá trị hợp đồng, phần trăm hoặc số tiền đã thực hiện, số tiền đề nghị thanh toán (bằng số và bằng chữ). Tránh ghi chung chung như “thanh toán công nợ” mà phải nêu chi tiết hạng mục (ví dụ: thanh toán 30% giá trị giai đoạn 1 sau nghiệm thu).

Bước 3: Kèm theo chứng từ.

Liệt kê đầy đủ danh mục chứng từ gốc: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn GTGT, bảng tính giá trị… Số lượng bản photo hoặc bản gốc phải ghi rõ. Điều này căn cứ theo quy định kế toán tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm toán.

Bước 4: Thông tin thanh toán.

Ghi rõ số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, chi nhánh, tên người thụ hưởng (nếu chuyển khoản). Đối với thanh toán tiền mặt phải ghi rõ lý do và tuân thủ quy định hạn mức theo Nghị định về quản lý tiền mặt.

Bước 5: Phê duyệt và chữ ký.

Giấy đề nghị phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng (nếu có) và người có thẩm quyền phê duyệt (Giám đốc/Tổng Giám đốc). Chữ ký phải rõ ràng, kèm họ tên và đóng dấu đơn vị (nếu là văn bản chính thức).

Lưu ý chung khi ghi: Sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn, không tẩy xóa, viết rõ ràng. Số tiền bằng chữ phải khớp hoàn toàn với số bằng số. Ngày tháng năm phải ghi đầy đủ. Trước khi nộp, kiểm tra lại toàn bộ để tránh sai sót kỹ thuật.

Trong trường hợp gửi khách hàng ngoài, công văn nên lịch sự, nêu rõ hậu quả nếu chậm thanh toán theo hợp đồng (lãi chậm trả theo Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015) để tạo sức thuyết phục.

4. Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu đề nghị thanh toán để tránh rủi ro pháp lý

Khi soạn mẫu đề nghị thanh toán, cần chú ý một số điểm then chốt. Trước hết, phải đảm bảo tất cả thông tin đều có căn cứ pháp lý rõ ràng, tránh ghi khống hoặc không đúng thực tế vì có thể bị xử phạt hành chính về kế toán theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Thứ hai, thời hạn thanh toán nên tuân thủ đúng thỏa thuận hợp đồng. Nếu bên kia chậm trễ, bạn có quyền yêu cầu lãi chậm trả (mức lãi theo thỏa thuận hoặc theo lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước).

Thứ ba, bảo mật thông tin tài khoản và chứng từ để tránh rủi ro gian lận. Trong môi trường số hóa ngày nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký số điện tử để tăng tính pháp lý và tiện lợi.

Cuối cùng, lưu trữ văn bản ít nhất 10 năm hoặc theo thời hạn quy định của Luật Kế toán 2015 để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.

Mẫu đề nghị thanh toán là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp và cá nhân bảo vệ quyền lợi tài chính một cách chuyên nghiệp và hợp pháp. Việc nắm rõ cách lập và sử dụng mẫu chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích trong quản lý và giao dịch. Để được tư vấn chi tiết và thực hiện thủ tục hiệu quả, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay.