Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc là một tài liệu quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý khi kéo dài thời hạn hợp đồng. Để hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục này một cách chuyên nghiệp, cùng ACC Cần Thơ khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc là gì?
Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc cần được soạn thảo đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nội dung và cách trình bày mẫu đơn theo quy định hiện hành.
Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được gia hạn dựa trên sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Mẫu đơn xin gia hạn cần bao gồm các thông tin cơ bản như thông tin cá nhân của người lao động, thông tin hợp đồng hiện tại, thời gian đề xuất gia hạn và lý do gia hạn.
Đơn cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng dễ hiểu để thể hiện sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, mẫu đơn nên kèm theo các tài liệu bổ sung như bản sao hợp đồng lao động hiện tại để phục vụ quá trình xem xét.
Một mẫu đơn chuẩn thường có bố cục gồm phần mở đầu (kính gửi), nội dung chính (nêu rõ thông tin hợp đồng, thời gian gia hạn, lý do) và phần kết thúc (lời cam kết, chữ ký). Việc tuân thủ đúng cấu trúc này không chỉ giúp đơn được chấp thuận nhanh chóng mà còn thể hiện sự tôn trọng quy trình pháp lý.
2. Quy trình soạn thảo và nộp đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc
Quy trình soạn thảo và nộp đơn cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các bước chi tiết để bạn thực hiện đúng quy trình.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi soạn thảo đơn, người lao động cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến hợp đồng hiện tại, bao gồm số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hiệu lực và các điều khoản liên quan đến gia hạn.
Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được gia hạn bằng văn bản thông qua thỏa thuận giữa hai bên. Bạn nên kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng hiện tại để đảm bảo yêu cầu gia hạn phù hợp với thỏa thuận ban đầu. Ngoài ra, hãy xác định thời gian gia hạn mong muốn và chuẩn bị lý do chính đáng để thuyết phục người sử dụng lao động.
Bước 2: Soạn thảo đơn theo mẫu chuẩn
Đơn xin gia hạn cần được soạn thảo theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn nhưng phải đảm bảo các nội dung chính. Đơn nên bắt đầu bằng phần kính gửi, nêu rõ tên công ty hoặc bộ phận nhân sự, tiếp theo là thông tin cá nhân của người lao động như họ tên, mã số nhân viên, vị trí công tác.
Phần nội dung chính cần nêu rõ số hợp đồng, thời gian hiệu lực hiện tại, thời gian đề xuất gia hạn và lý do cụ thể. Cuối cùng, đơn cần có chữ ký và ngày tháng để đảm bảo tính pháp lý.
Bước 3: Nộp đơn và chờ phê duyệt
Sau khi hoàn thiện, đơn cần được nộp trực tiếp cho bộ phận nhân sự hoặc người có thẩm quyền theo quy định nội bộ của doanh nghiệp. Thời gian nộp đơn nên sớm trước khi hợp đồng hiện tại hết hạn, lý tưởng là từ 15-30 ngày để đảm bảo có đủ thời gian xử lý.
Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, việc gia hạn hợp đồng phải được thực hiện trước khi hợp đồng cũ hết hiệu lực để tránh gián đoạn quan hệ lao động. Sau khi nộp, bạn nên giữ một bản sao đơn để theo dõi và liên hệ bộ phận nhân sự để xác nhận tình trạng xử lý.
Bước 4: Ký phụ lục gia hạn hợp đồng
Nếu đơn được chấp thuận, người lao động và người sử dụng lao động sẽ ký phụ lục gia hạn hợp đồng. Phụ lục này là văn bản pháp lý bổ sung, quy định rõ thời gian gia hạn và các điều khoản liên quan. Theo Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính, do đó cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký.
Xem thêm: Mẫu đơn khiếu nại của doanh nghiệp mới nhất
3. Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc chuẩn và mới nhất
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN GIA HẠN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Kính gửi: [Tên công ty/đơn vị hoặc Bộ phận Nhân sự]
- Ban Giám đốc [Tên công ty/đơn vị]
- Phòng Hành chính – Nhân sự
Tôi tên là: [Họ và tên người lao động]
Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm sinh]
Chức vụ: [Chức vụ/position tại công ty]
Mã số nhân viên (nếu có): [Mã số nhân viên]
Địa chỉ: [Địa chỉ hiện tại]
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
Căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019 và các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, tôi kính đề nghị Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét gia hạn hợp đồng lao động của tôi với các thông tin sau:
Thông tin hợp đồng lao động hiện tại:
…………..
>>>> Tải ngay: tại đây!
Xem thêm: Mẫu đơn xin hủy hợp đồng phổ biến hiện nay
4. Lưu ý khi soạn thảo mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc
Việc soạn thảo đơn cần tuân thủ một số lưu ý để đảm bảo tính chuyên nghiệp và pháp lý. Dưới đây là các điểm cần chú ý khi chuẩn bị đơn.
Khi soạn thảo đơn, bạn cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh các từ ngữ mơ hồ hoặc không cần thiết. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các văn bản liên quan đến hợp đồng lao động phải được trình bày minh bạch để tránh tranh chấp. Hãy đảm bảo rằng thông tin trong đơn khớp với hợp đồng hiện tại, bao gồm số hợp đồng, ngày ký và các điều khoản liên quan. Nếu hợp đồng có điều khoản đặc biệt về gia hạn, hãy đề cập rõ trong đơn để thể hiện sự tuân thủ.
Ngoài ra, lý do xin gia hạn cần được trình bày hợp lý và thuyết phục. Ví dụ, bạn có thể nêu rõ mong muốn tiếp tục cống hiến cho công ty hoặc hoàn thành các dự án đang thực hiện. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tăng khả năng đơn được chấp thuận.
Cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ đơn trước khi nộp để tránh sai sót về thông tin hoặc lỗi chính tả. Một mẫu đơn được trình bày cẩn thận sẽ tạo ấn tượng tốt với người sử dụng lao động, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với quy trình pháp lý. Theo Thông tư 08/2020/TT-BLĐTBXH, các văn bản liên quan đến lao động cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ việc giải quyết tranh chấp nếu có.
Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại đây.
Mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng làm việc là bước đầu tiên và quan trọng để duy trì quan hệ lao động một cách hợp pháp và chuyên nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo mẫu đơn hoặc tư vấn về quy trình gia hạn hợp đồng, hãy liên hệ để được hướng dẫn chi tiết và cung cấp các mẫu đơn mới nhất, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Để lại một bình luận