Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty chuẩn quy định

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty là thủ tục pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất nhập khẩu liên tục sau khi đổi tên. Nếu không cập nhật kịp thời, hàng hóa có nguy cơ bị ách tắc tại cửa khẩu và phát sinh chi phí không đáng có. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu quy trình chuẩn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Nội dung bài viết

1. Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty chuẩn quy định

Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của việc đổi tên

Doanh nghiệp cần hoàn tất việc đổi tên tại Phòng Đăng ký fv888 thuộc Sở Tài chính, đồng thời cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi thông tin hải quan

Hồ sơ phải đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, bổ sung bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP. Nội dung chi tiết được liệt kê tại mục hồ sơ bên dưới. Mọi bản sao cần được chứng thực hợp lệ trừ trường hợp nộp trực tuyến có chữ ký số.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan hải quan quản lý

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Hải quan nơi đã đăng ký danh sách tờ khai hoặc Chi cục Hải quan quản lý địa bàn hoạt động. Có thể nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua Cổng thông tin một cửa hải quan quốc gia.

Bước 4: Cơ quan hải quan kiểm tra và cập nhật thông tin

Công chức hải quan tiến hành đối chiếu thông tin mới với dữ liệu hiện có trên Hệ thống VNACCS/VCIS. Nếu không phát sinh sai lệch hoặc vướng mắc về nghĩa vụ thuế, hệ thống sẽ cập nhật tên mới và số mã số thuế tương ứng vào hồ sơ hải quan của doanh nghiệp.

Bước 5: Nhận kết quả và kiểm tra trên hệ thống

Sau khi xử lý, doanh nghiệp nhận được Phiếu tiếp nhận hoặc Thông báo chấp nhận thay đổi thông tin. Cần đăng nhập vào Hệ thống nghiệp vụ hải quan để kiểm tra tên doanh nghiệp đã được cập nhật chính xác chưa, đồng thời in lại danh sách tờ khai mới (nếu cần) để sử dụng cho các lô hàng tiếp theo.

2. Yêu cầu pháp lý trong thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý sau:

Đã hoàn thành thủ tục đổi tên tại cơ quan đăng ký fv888, có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hợp lệ.
Con dấu mới đã được khắc và thông báo mẫu dấu với cơ quan chức năng theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Mã số thuế không thay đổi; nếu có sự thay đổi về cơ quan thuế quản lý, phải cập nhật liên thông giữa hệ thống thuế và hải quan.
Doanh nghiệp không đang trong tình trạng bị cưỡng chế hải quan, không có nợ thuế quá hạn hoặc các khoản phạt chưa nộp liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Chữ ký số, tài khoản VNACCS/VCIS vẫn còn hiệu lực và khớp với thông tin mã số thuế mới cập nhật tên.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Hồ sơ gồm:

Văn bản đề nghị thay đổi thông tin đăng ký hải quan (theo mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định).
Bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử có chữ ký số của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (thể hiện tên thay đổi).
Quyết định đổi tên của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông (nếu có) và biên bản họp thông qua.
Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế hoặc Thông báo mã số thuế còn hiệu lực.
Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hải quan (nếu đã được cấp trước đó).
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật) kèm bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền.

4. Chi phí thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty thuộc nhóm thủ tục hành chính công, do đó theo quy định hiện hành, cơ quan hải quan không thu lệ phí khi tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phát sinh một số chi phí gián tiếp:

Phí chứng thực bản sao hoặc công chứng hồ sơ (tùy theo số lượng giấy tờ).
Chi phí dịch vụ bưu chính nếu lựa chọn nộp qua đường bưu điện.
Phí khắc dấu mới và thông báo mẫu dấu (thực hiện độc lập trước khi cập nhật hải quan).
Chi phí thuê đơn vị tư vấn hỗ trợ thủ tục (nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói từ các đơn vị chuyên nghiệp như ACC Cần Thơ).

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty

Ngoài quy trình và hồ sơ, doanh nghiệp cần chú trọng các điểm sau để thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty diễn ra thuận lợi:

Đồng bộ thông tin trên các hệ thống: Tên doanh nghiệp mới trên Hệ thống VNACCS/VCIS phải khớp với tên đã đăng ký với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký fv888. Nếu chưa đồng bộ, doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan thuế để cập nhật trước khi nộp hồ sơ hải quan.
Kiểm tra nghĩa vụ thuế: Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên đối chiếu công nợ thuế xuất nhập khẩu trên Cổng thanh toán điện tử hải quan. Nếu có nợ quá hạn, phải hoàn tất nghĩa vụ tài chính trước khi yêu cầu thay đổi thông tin.
Thời điểm nộp hồ sơ: Nên ưu tiên nộp vào đầu tuần, tránh các ngày cao điểm cuối tháng để rút ngắn thời gian chờ xử lý.
Cập nhật hợp đồng và chứng từ liên quan: Sau khi tên mới được chấp nhận, doanh nghiệp cần thông báo cho đối tác, ngân hàng và các bên liên quan để điều chỉnh hợp đồng, invoice, packing list cho các lô hàng tiếp theo.
Lưu giữ biên bản tiếp nhận: Phiếu tiếp nhận hồ sơ của hải quan là bằng chứng quan trọng để giải trình nếu phát sinh vướng mắc trong quá trình thông quan.

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty tại ACC Cần Thơ

Dịch vụ của ACC Cần Thơ mang lại các lợi ích nổi bật:

Tiết kiệm chi phí vận hành: Hạn chế tối đa phát sinh do tờ khai bị từ chối hoặc hàng hóa lưu kho bãi chờ xử lý.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Am hiểu thực tiễn nghiệp vụ hải quan, cập nhật liên tục các văn bản mới nhất từ Tổng cục Hải quan.
Tư vấn chuyên sâu: Phân tích tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, đưa ra lộ trình tối ưu và dự phòng các tình huống phát sinh.
Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, nộp trực tuyến đến làm việc với cơ quan hải quan, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động fv888 cốt lõi.

7. Câu hỏi thường gặp

Có cần nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hải quan cũ không?

Có. Trong hồ sơ, doanh nghiệp phải nộp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hải quan cũ (nếu đã được cấp) để cơ quan hải quan thu hồi và cấp lại giấy mới thể hiện tên thay đổi.

Thời gian cập nhật trên Hệ thống VNACCS là bao lâu sau khi nộp hồ sơ?

Theo quy định, thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc. Thực tế, nếu hồ sơ đầy đủ và doanh nghiệp không có nợ thuế, việc cập nhật có thể hoàn tất trong 01-02 ngày.

Nếu chỉ thay đổi tên gọi mà không đổi mã số thuế, hợp đồng xuất khẩu cũ có còn hiệu lực không?

Về mặt hải quan, hợp đồng ghi tên cũ có thể không được chấp nhận trên tờ khai nếu thông tin không khớp với dữ liệu hải quan sau khi cập nhật. Doanh nghiệp nên thỏa thuận với đối tác ký phụ lục hoặc hợp đồng mới thể hiện tên mới.

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng và đồng bộ thông tin đa chiều. Thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, giữ vững chuỗi cung ứng và uy tín trên thị trường quốc tế. Liên hệ ngay với ACC Cần Thơ để được tư vấn chi tiết và giải quyết thủ tục một cách nhanh nhất.