Tìm hiểu quy định tra cứu danh sách cổ đông

Tra cứu danh sách cổ đông là một thủ tục quan trọng giúp các nhà đầu tư, doanh nghiệp và các bên liên quan nắm rõ thông tin về cơ cấu sở hữu trong công ty cổ phần. Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp mà còn hỗ trợ các quyết định đầu tư, chuyển nhượng cổ phần hoặc giám sát hoạt động công ty. Để tìm hiểu chi tiết về quy trình và các quy định pháp luật hiện hành, hãy cùng ACC Cần Thơ khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Tìm hiểu quy định tra cứu danh sách cổ đông

Tra cứu danh sách cổ đông là một hoạt động thiết yếu trong quản trị công ty cổ phần, giúp các bên liên quan nắm rõ thông tin về cổ đông sáng lập, cổ đông nước ngoài hoặc cổ đông phổ thông. Quy định pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020, đã đặt ra các nguyên tắc cụ thể để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của cổ đông. Dưới đây là các nội dung chi tiết liên quan đến quy định này.

• Theo Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông có quyền xem xét, tra cứu và trích lục thông tin trong danh sách cổ đông có quyền biểu quyết, cũng như yêu cầu sửa đổi thông tin không chính xác của mình. Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi của cổ đông, đặc biệt là cổ đông nhỏ, trong việc tiếp cận thông tin minh bạch về cơ cấu sở hữu công ty. Việc tra cứu danh sách cổ đông giúp cổ đông nắm bắt được tỷ lệ sở hữu, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược như chuyển nhượng cổ phần hoặc tham gia biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.
• Thông tư 68/2025/TT-BTC quy định rõ về mẫu số 7 – danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, áp dụng từ ngày 01/07/2025. Tài liệu này yêu cầu công ty cung cấp thông tin chi tiết về cổ đông, bao gồm số định danh cá nhân, số lượng cổ phần, giá trị vốn góp và thời điểm góp vốn. Điều này đảm bảo rằng danh sách cổ đông được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp các bên liên quan dễ dàng tra cứu và xác minh thông tin.
• Việc tra cứu danh sách cổ đông không chỉ phục vụ cổ đông hiện tại mà còn hỗ trợ các nhà đầu tư tiềm năng hoặc cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát hoạt động doanh nghiệp. Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp công bố danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông nước ngoài (nếu có) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

2. Quyền và nghĩa vụ của cổ đông liên quan đến tra cứu danh sách

Cổ đông trong công ty cổ phần có các quyền và nghĩa vụ cụ thể liên quan đến việc tra cứu danh sách cổ đông, được quy định rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020. Những quyền này giúp đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cổ đông.

• Quyền tiếp cận thông tin: Theo Điều 115 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông có quyền xem xét, tra cứu và trích lục thông tin về danh sách cổ đông có quyền biểu quyết. Điều này đặc biệt quan trọng đối với cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, vì họ có thêm các quyền như yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông hoặc kiểm tra hoạt động quản lý công ty. Quyền này giúp cổ đông giám sát chặt chẽ hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
• Nghĩa vụ tuân thủ pháp luật: Cổ đông khi tra cứu danh sách phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, đặc biệt là không sử dụng thông tin vào các mục đích trái pháp luật. Theo Điều 13 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (có hiệu lực từ 01/01/2026), thông tin cá nhân của cổ đông, như số định danh cá nhân hoặc địa chỉ, phải được bảo vệ và không được tiết lộ nếu không có sự đồng ý của chủ thể.
• Quyền yêu cầu sửa đổi thông tin: Nếu phát hiện thông tin trong danh sách cổ đông không chính xác, cổ đông có quyền yêu cầu công ty sửa đổi theo Điều 115 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020. Yêu cầu này cần được lập thành văn bản, nêu rõ thông tin sai lệch và kèm theo giấy tờ chứng minh. Công ty có trách nhiệm xử lý yêu cầu trong thời gian sớm nhất để đảm bảo quyền lợi của cổ đông.

>>> Xem thêm tại đây: Cách tra cứu căn cước công dân gắn chip

3. Vai trò của danh sách cổ đông trong quản trị doanh nghiệp

Danh sách cổ đông không chỉ là công cụ tra cứu mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt trong việc đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các khía cạnh cụ thể về vai trò của danh sách cổ đông.

• Danh sách cổ đông là cơ sở để xác định quyền biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông, theo Điều 116 Luật Doanh nghiệp 2020. Thông tin này giúp công ty tổ chức các cuộc họp cổ đông minh bạch, đảm bảo rằng mỗi cổ đông được thực hiện quyền biểu quyết tương ứng với số cổ phần sở hữu. Điều này đặc biệt quan trọng trong các quyết định lớn như bầu Hội đồng quản trị hoặc thông qua báo cáo tài chính.
• Việc công khai danh sách cổ đông trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, giúp tăng cường sự giám sát từ cơ quan nhà nước và các bên liên quan. Điều này góp phần hạn chế các hành vi lạm dụng quyền lực từ cổ đông lớn hoặc người quản lý, bảo vệ quyền lợi của cổ đông nhỏ và nhà đầu tư.
• Danh sách cổ đông còn hỗ trợ trong việc thực hiện các giao dịch chuyển nhượng cổ phần. Theo Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần, trừ một số trường hợp đặc biệt như cổ phần ưu đãi biểu quyết. Thông tin từ danh sách cổ đông giúp các bên giao dịch xác minh quyền sở hữu và đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.

4. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tra cứu danh sách cổ đông, kèm theo câu trả lời chi tiết để giải đáp thắc mắc của bạn đọc.

Ai có quyền tra cứu danh sách cổ đông?

Theo Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, tất cả cổ đông của công ty cổ phần, bao gồm cổ đông phổ thông và cổ đông ưu đãi, đều có quyền tra cứu danh sách cổ đông có quyền biểu quyết. Ngoài ra, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc nhà đầu tư tiềm năng cũng có thể tra cứu thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, với điều kiện tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

Làm thế nào để sửa đổi thông tin sai lệch trong danh sách cổ đông?

Nếu phát hiện thông tin không chính xác, cổ đông cần gửi văn bản yêu cầu sửa đổi đến công ty, nêu rõ thông tin sai lệch và cung cấp giấy tờ chứng minh. Theo Điều 115 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có trách nhiệm xử lý yêu cầu này trong thời hạn quy định, thường là 3-5 ngày làm việc. Nếu công ty không phản hồi, cổ đông có thể liên hệ cơ quan đăng ký fv888 để được hỗ trợ.

Tra cứu danh sách cổ đông có mất phí không?

Việc tra cứu thông tin cơ bản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là miễn phí, theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, nếu yêu cầu công ty cung cấp bản sao hoặc trích lục danh sách cổ đông, có thể phát sinh phí theo quy định nội bộ của công ty. Người tra cứu cần liên hệ trực tiếp với công ty để xác minh chi phí cụ thể.

Danh sách cổ đông có được công khai công khai không?

Theo Điều 32 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông nước ngoài phải được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, các thông tin cá nhân nhạy cảm, như số định danh cá nhân, chỉ được cung cấp cho các bên có quyền hợp pháp và tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

Tra cứu danh sách cổ đông là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong công ty cổ phần. Với các quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, việc thực hiện thủ tục này đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ  để được tư vấn và cung cấp dịch vụ tra cứu chuyên nghiệp.