Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán theo mẫu chuẩn

Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán là một tài liệu không thể thiếu trong quản lý tài chính dự án, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Việc lập tờ trình đúng chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu chi phí thực tế với dự toán ban đầu, đồng thời thuyết phục cơ quan thẩm quyền phê duyệt nhanh chóng. Hãy cùng ACC Cần Thơ khám phá để đảm bảo hồ sơ của bạn đạt chuẩn và hiệu quả.

1. Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán là gì?

Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán là một văn bản hành chính quan trọng, giúp doanh nghiệp trình bày số liệu tài chính và đề nghị cơ quan có thẩm quyền phê duyệt báo cáo quyết toán.

Theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021, tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán vốn đầu tư công, được quy định cụ thể tại Điều 40 và Phụ lục IV. Mẫu tờ trình cần tuân theo cấu trúc chuẩn tại Thông tư 100/2021/TT-BTC ngày 18/11/2021, bao gồm các phần chính như quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin doanh nghiệp hoặc cơ quan lập tờ trình, nội dung đề nghị và danh mục tài liệu đính kèm.

Nội dung tờ trình phải trình bày rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nêu cụ thể thông tin dự án như tên, thời gian thực hiện, mục tiêu, tổng chi phí thực tế và so sánh với dự toán ban đầu. Các tài liệu đi kèm, như hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo khớp với số liệu trong tờ trình. Việc chuẩn bị cẩn thận giúp giảm thiểu rủi ro bị trả lại hồ sơ và tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

Tờ trình cần bao gồm thông tin chi tiết về đơn vị lập, như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật. Theo Thông tư 100/2021/TT-BTC, phần nội dung chính phải trình bày các số liệu tài chính, bao gồm tổng chi phí, nguồn vốn sử dụng, doanh thu (nếu có) và các khoản chênh lệch so với dự toán. Các khoản chi vượt dự toán cần được giải thích rõ ràng, kèm theo tài liệu minh họa như hợp đồng bổ sung hoặc biên bản điều chỉnh.

Ngoài ra, tờ trình cần liệt kê đầy đủ các tài liệu đính kèm, như báo cáo tài chính, hợp đồng thi công, biên bản nghiệm thu và các chứng từ kế toán liên quan. Việc trình bày mạch lạc và đầy đủ giúp cơ quan thẩm quyền dễ dàng đánh giá và phê duyệt.

Để đảm bảo tính hợp pháp, tờ trình phải được đóng dấu và ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, nếu người đại diện không thể ký, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. Ngoài ra, theo Thông tư 10/2020/TT-BTC ngày 20/2/2020, thời hạn nộp tờ trình và hồ sơ quyết toán là chậm nhất 9 tháng kể từ ngày công trình được nghiệm thu hoàn thành và đưa vào sử dụng. Nếu vi phạm thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Điều 16 Thông tư 10/2020/TT-BTC, với mức phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị tư vấn để đảm bảo tờ trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý.

Ví dụ, một mẫu tờ trình cơ bản có thể bao gồm các phần sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ: Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
• Tiêu đề: Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán.
• Thông tin đơn vị: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
• Nội dung đề nghị: Trình bày thông tin dự án, số liệu tài chính, so sánh chi phí thực tế và dự toán, lý do chênh lệch (nếu có).
• Tài liệu đính kèm: Liệt kê các tài liệu như báo cáo quyết toán, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu.
• Ký tên, đóng dấu: Người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu xác nhận.

2. Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán theo mẫu chuẩn

TỜ TRÌNH

Về việc đề nghị phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành

Dự án ………..

Kính gửi: …………………………….

Căn cứ Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014 của Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/03/2021 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng;

Căn cứ Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 của Chính phủ về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng;

Căn cứ Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng;

Căn cứ Thông tư 10/2020/TT-BTC ngày 20/2/2020 của Bộ Tài chính quy định quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn nhà nước;

Căn cứ Quyết định số … ngày …  của [tên người quyết định đầu tư] về việc phê duyệt dự án [tên dự án];

Căn cứ Báo cáo Quyết toán dự án hoàn thành lập ngày ……….;

Căn cứ Báo cáo kiểm toán độc lập số ………. ngày ……… về Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành dự án [tên dự án]; (nếu có)

Căn cứ [các văn bản liên quan khác];

[tên chủ đầu tư] kính trình [tên người quyết định đầu tư] phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành dự án [tên dự án] với các nội dung sau:

1. Nội dung dự án

– Tên dự án: ………………………………

– Người quyết định đầu tư: ……………………………

– Địa điểm xây dựng: ……………………………….

– Nhóm dự án, loại, cấp công trình: ……………………………

– Quy mô dự án: …………………………………….

– Giá trị tổng mức đầu tư được duyệt: ………………………….

– Nguồn vốn đầu tư: ………………………………

– Thời gian thực hiện: ………………………..

2. Quyết toán vốn đầu tư

2.1. Nguồn vốn đầu tư:

Đơn vị tính: ……….

2.2 Chi phí đầu tư:

Đơn vị tính: ……….

2.3. Chi phí đầu tư không tính vào giá trị tài sản hình thành sau đầu tư:

a) Chi phí thiệt hại do các nguyên nhân bất khả kháng: …………….

b) Chi phí không tạo nên tài sản: …………………….

2.4. Giá trị tài sản hình thành sau đầu tư:

Kính trình [tên người quyết định đầu tư] phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành dự án [tên dự án] với các nội dung nêu trên./.

>>>> Tải ngay:  tại đây!

Xem thêm: 1Mẫu tờ trình đề nghị ký hợp đồng2>Mẫu tờ trình đề nghị ký hợp đồng

3. Quy trình lập và nộp tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán

Quy trình lập và nộp tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ các bước cụ thể để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận. Dưới đây là các bước chi tiết theo quy định pháp luật hiện hành.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra tài liệu liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như báo cáo quyết toán, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ kế toán và biên bản nghiệm thu. Theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP, việc kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu này là yếu tố quan trọng để tránh sai sót. Các chứng từ cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, kèm theo danh mục tài liệu để cơ quan thẩm quyền dễ dàng đối chiếu. Ví dụ, hợp đồng thi công cần kèm theo các phụ lục điều chỉnh (nếu có), và biên bản nghiệm thu phải được ký bởi tất cả các bên liên quan. Doanh nghiệp nên kiểm tra số liệu trong báo cáo quyết toán để đảm bảo khớp với các chứng từ, tránh trường hợp bị trả lại hồ sơ do thiếu thông tin hoặc sai lệch số liệu.

Bước 2: Soạn thảo tờ trình theo mẫu chuẩn

Tờ trình cần được soạn thảo theo mẫu quy định tại Phụ lục III Thông tư 100/2021/TT-BTC, đảm bảo đầy đủ các phần như quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin doanh nghiệp, nội dung đề nghị và danh mục tài liệu đính kèm. Nội dung tờ trình phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, tránh sử dụng ngôn ngữ chung chung. Doanh nghiệp cần nêu rõ các khoản chi phí thực tế, so sánh với dự toán ban đầu và giải thích các khoản chi vượt dự kiến (nếu có). Theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP, các đề xuất trong tờ trình phải có tính khả thi cao và được hỗ trợ bởi các tài liệu minh họa như hóa đơn, hợp đồng bổ sung hoặc biên bản nghiệm thu. Việc trình bày số liệu cần sử dụng bảng biểu để tăng tính trực quan và dễ hiểu.

Bước 3: Nộp tờ trình và theo dõi quá trình xử lý

Sau khi hoàn thiện, tờ trình cùng hồ sơ quyết toán cần được nộp lên cơ quan có thẩm quyền như Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước hoặc Chi cục Thuế, tùy thuộc vào loại dự án. Theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp nên giữ biên nhận nộp hồ sơ và liên hệ thường xuyên để nắm bắt tiến độ phê duyệt. Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung, cơ quan thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản trong vòng 5 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần xử lý kịp thời các yêu cầu bổ sung để tránh chậm trễ. Theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP, các cơ quan chuyên môn về xây dựng có trách nhiệm kiểm tra và thẩm định hồ sơ, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình phê duyệt.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo

Sau khi tờ trình được phê duyệt, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Điều 54 Luật Kế toán 2015 để phục vụ cho các đợt kiểm tra hoặc thanh tra sau này. Hồ sơ cần được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm, hoặc lâu hơn đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công. Báo cáo quyết toán cần được tổng hợp và nộp đúng hạn theo quy định của Thông tư 10/2020/TT-BTC. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Xem thêm: Mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng công đoàn cơ sở

4. Những lưu ý quan trọng khi lập tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán

Việc lập tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo tờ trình đạt chuẩn.

Theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP, tờ trình cần được trình bày rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ trang trọng và tránh các lỗi chính tả hoặc sai lệch số liệu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu đính kèm, như báo cáo tài chính, hợp đồng và biên bản nghiệm thu, để đảm bảo chúng khớp với số liệu trong tờ trình. Các khoản chi vượt dự toán cần được giải thích chi tiết, kèm theo tài liệu chứng minh như hóa đơn bổ sung hoặc biên bản điều chỉnh. Việc giải thích rõ ràng giúp tăng tính thuyết phục và giảm nguy cơ hồ sơ bị trả lại do thiếu thông tin.

Thời hạn nộp tờ trình là yếu tố quan trọng. Theo Thông tư 10/2020/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ quyết toán trong vòng 9 tháng kể từ ngày công trình được nghiệm thu hoàn thành. Vi phạm thời hạn này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo Điều 16 Thông tư 10/2020/TT-BTC, với mức phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch cụ thể để hoàn thành đúng thời hạn, đồng thời tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý nếu có thắc mắc về quy trình hoặc tài liệu cần chuẩn bị.

Tờ trình cần được đóng dấu và ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, chữ ký và con dấu là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản. Trong trường hợp người đại diện không thể ký, cần có giấy ủy quyền hợp lệ, kèm theo chữ ký của người được ủy quyền và người ủy quyền. Ngoài ra, theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP, các cơ quan chuyên môn về xây dựng có thể yêu cầu bổ sung thông tin về tầng hầm hoặc công trình ngầm nếu dự án liên quan đến xây dựng, do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các tài liệu này.

Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu tờ trình chuẩn được ban hành bởi Bộ Tài chính hoặc tham khảo các mẫu từ các nguồn uy tín. Các mẫu này thường được thiết kế theo đúng quy định tại Thông tư 100/2021/TT-BTC, giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý dự án như QLDA GXD để hỗ trợ lập báo cáo quyết toán và kiểm tra số liệu, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.

Một lưu ý khác là doanh nghiệp cần dự phòng các tình huống phát sinh, như yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc điều chỉnh số liệu. Theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP, cơ quan thẩm quyền có thể yêu cầu kiểm tra công tác nghiệm thu đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công hoặc có ảnh hưởng đến an toàn cộng đồng. Do đó, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan, như nhà thầu và cơ quan nghiệm thu, để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

>>>> Xem thêm: Mẫu tờ trình đề nghị ký hợp đồng tại đây!

5. Các lỗi thường gặp khi lập tờ trình và cách khắc phục

Việc lập tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán có thể gặp phải một số lỗi phổ biến, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ trong quá trình phê duyệt. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục.

Lỗi phổ biến nhất là số liệu trong tờ trình không khớp với các tài liệu đính kèm, như báo cáo tài chính hoặc biên bản nghiệm thu. Theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP, bất kỳ sai lệch nào trong số liệu đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Để khắc phục, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ kiểm tra số liệu, như phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý dự án, để đảm bảo tính đồng bộ. Ngoài ra, cần có một nhóm kiểm tra nội bộ để rà soát hồ sơ trước khi nộp.

Một lỗi khác là thiếu tài liệu đính kèm hoặc tài liệu không hợp lệ. Theo Thông tư 100/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán phải bao gồm đầy đủ các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần lập danh mục tài liệu và kiểm tra kỹ từng mục trước khi nộp. Nếu có bất kỳ tài liệu nào không hợp lệ, như hóa đơn thiếu chữ ký hoặc hợp đồng chưa được công chứng, doanh nghiệp nên bổ sung ngay lập tức.

Việc không tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ cũng là một lỗi phổ biến. Theo Thông tư 10/2020/TT-BTC, thời hạn nộp hồ sơ là 9 tháng kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành. Để tránh vi phạm, doanh nghiệp nên lập kế hoạch thời gian cụ thể, phân công nhân sự phụ trách và theo dõi tiến độ chuẩn bị hồ sơ. Nếu dự án phức tạp, doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị tư vấn để hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ đúng hạn.

Cuối cùng, một số doanh nghiệp không giải thích rõ ràng các khoản chi vượt dự toán, dẫn đến việc cơ quan thẩm quyền yêu cầu bổ sung thông tin. Theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP, các khoản chi vượt cần được giải thích chi tiết, kèm theo tài liệu chứng minh như biên bản điều chỉnh hợp đồng hoặc hóa đơn bổ sung. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các tài liệu này và trình bày lý do vượt chi một cách rõ ràng, minh bạch trong tờ trình.

Mẫu tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán là một công cụ quan trọng, giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình tài chính một cách minh bạch và hợp pháp. Việc soạn thảo tờ trình đúng chuẩn theo Nghị định 99/2021/NĐ-CP, Thông tư 100/2021/TT-BTC và Nghị định 175/2024/NĐ-CP không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng. Hãy liên hệ ACC Cần Thơ để nhận tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc về quy trình quyết toán.